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EVALUATION DES SALARIES

Rédacteur : JJD - 31/05/2011

La CNIL a publié le 11 mai dernier une "Fiche Pratique", sous forme de "Questions/Réponses", ci-dessous reproduite, relative aux droits et obligations des employeurs en matière d'évaluation des salariés. Nous avons surligné les passages qui doivent plus particulièrement retenir votre attention.

Source : http://www.cnil.fr/dossiers/travail/fiches-pratiques/article/levaluation-des-salaries-droits-et-obligations-des-employeurs/

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A l’occasion de l'entretien annuel d’évaluation, des employeurs collectent des informations sur leurs salariés. Qu'ont-ils le droit de conserver ? Comment peuvent-ils utiliser ces informations ? La CNIL fait le point sur les droits et obligations des employeurs en matière d’évaluation de leurs salariés.

1. Quelles informations peuvent être collectées à l’occasion d’un entretien d’évaluation ?

L'article L1222-2 Code du travail prévoit que les informations demandées à un salarié ne peuvent avoir pour finalité que d'apprécier ses aptitudes professionnelles. Les évaluateurs doivent donc s’interdire de collecter, notamment, des éléments en rapport avec la vie privée des salariés.
Les données qui peuvent être collectées peuvent porter sur leur identité, la formation, la gestion de la carrière, l’évaluation professionnelle ou encore la validation des acquis de l'expérience.

2. Est-il possible d’utiliser des zones commentaires dans le cadre de l’évaluation de salariés ?

Oui, mais ces zones commentaires sont à utiliser avec la plus grande prudence. La loi informatique et libertés précise que les appréciations figurant dans ces zones doivent être pertinentes, adéquates et non excessives.

3. Quelles informations peuvent être intégrées dans ces "zones commentaires"?

Les informations doivent être purement objectives. Le responsable doit faire en sorte d’empêcher que des commentaires subjectifs, outranciers voir insultants y figurent. Il peut prévoir des menus déroulants, un système de filtrage de mots clés ou bien vérifier régulièrement leur contenu.
La meilleure des préventions consiste à avoir toujours présent à l’esprit que les salariés peuvent accéder à tout moment aux informations les concernant, de même que les contrôleurs de la CNIL. Cet  "auto contrôle"  permet de n’écrire que ce que l’on est en mesure de présenter et d’assumer.

4. Quels risques prennent les entreprises qui enregistrent des informations non pertinentes ?

La CNIL est extrêmement vigilante sur le contenu des zones commentaires et, au besoin, sanctionne les comportements abusifs. Les sanctions peuvent aller d’un avertissement public comme elle l’a fait récemment avec un organisme spécialisé dans l’aide aux devoirs, jusqu’à une sanction financière. La CNIL peut également transmettre les éléments dont elle dispose à la justice si elle constate des infractions pénales.

5. Faut-il informer les salariés de l’enregistrement de leurs données d’évaluation ?

OUI. Le Code du travail prévoit que les salariés doivent être expressément informés des méthodes et techniques d'évaluation professionnelles, avant leur mise en œuvre. En application de la loi Informatique et libertés, les salariés doivent également être informés de l'identité du responsable, de la finalité poursuivie, du caractère obligatoire ou facultatif des réponses, des conséquences d'un défaut de réponse, des destinataires ainsi que de leur droit d'accès.

6. Qui peut accéder aux données d’évaluation ?

Chaque salarié évalué peut accéder à ses propres données d’évaluation sur simple demande et en obtenir une copie. Les supérieurs hiérarchiques peuvent, quant à eux, accéder aux données d’évaluation des salariés dont ils sont responsables.
Enfin, les personnes habilitées chargées de la gestion du personnel peuvent accéder à l’intégralité des données d’évaluation.
Les supérieurs hiérarchiques et les gestionnaires du personnel sont évidemment soumis à une obligation de confidentialité.

7. Les salariés peuvent-ils accéder à l’ensemble des données d’évaluation ?

Oui, même si les données d'évaluation sont parfois considérées à tort par les responsables des ressources humaines comme des informations sensibles non communicables aux salariés. La loi "informatique et libertés" reconnaît le droit à toute personne d’interroger le responsable d’un fichier pour obtenir, sous une forme accessible, la communication des informations la concernant ainsi que leur origine.
Les valeurs de classement annuel, parfois appelées "ranking", ou de potentiel de carrière sont communicables aux salariés si elles ont servi à prendre une décision à leur égard (comme par exemple, une promotion, une augmentation, un changement d'affectation).
L'employeur n'est pas tenu de communiquer des informations purement prévisionnelles.

8. Pendant combien de temps peut-on conserver les données d’évaluation ?

Les données d’évaluation ne peuvent être conservées au-delà de la période d'emploi de la personne concernée.
Toutefois, il est possible de conserver ces informations plus longtemps, notamment lorsqu’il s’agit de se prémunir contre une éventuelle action en justice d’un ancien salarié. Il faut alors les stocker sur un serveur spécifique, accessible à un nombre limité de personnes et prévoir une traçabilité des opérations consultation.

9. Faut-il déclarer à la CNIL les fichiers créés à l’occasion de l’évaluation de salariés ?

Oui. Les fichiers informatisés qui comportent des données personnelles, c'est-à-dire permettant d’identifier directement ou indirectement une personne physique, doivent être déclarés à la CNIL.
Pour les fichiers de ressources humaines, il est possible de réaliser une déclaration simplifiée en référence à la norme 46.

10. Qu’en est-il des fichiers manuels ou papiers?

Ces fichiers papiers n’ont pas à être déclarés à la CNIL. Cependant, ils doivent être constitués et utilisés en conformité avec les principes et exigences de la loi Informatique et libertés.

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