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LA NOUVELLE DECLARATION A L'EMBAUCHE

Rédacteur : AGA - 12/07/2011

Le décret n°2011-681 du 16 juin 2011 fusionne la « déclaration préalable à l’embauche » et la « déclaration unique d’embauche » et les regroupe sous la forme d’une nouvelle déclaration préalable à l’embauche dont les modalités d’accomplissement sont simplifiées et actualisées.

La nouvelle déclaration sera applicable à compter du 1er août 2011.

Le contenu

Devront figurer les mentions suivantes :

 

-          La dénomination sociale ou nom et prénoms de l’employeur, le code APE, l’adresse de l’employeur, le numéro Siren (système d’identification du répertoire des entreprises et de leurs établissements), et, le service de santé au travail dont l’employeur dépend (s’il relève du régime général de sécurité sociale) ;

-          Les noms, prénoms, date et lieu de naissance, sexe (et non plus nationalité) du salarié, ainsi que son numéro national d’identification s’il est déjà immatriculé à la sécurité social ;

-          Les date et heure d’embauche ;

-          La nature, la durée du contrat ainsi que la durée de la période d’essai éventuelle, pour les CDI et les CDD dont le terme ou la durée minimale excède six mois ;

-          S’il s’agit de l’embauche d’un salarié agricole : données nécessaires au calcul par la MSA des cotisations dues pour l’emploi de salariés agricoles, à leur affiliation aux institutions de retraite complémentaire et à l’organisation de l’examen médical d’embauche.

 

 

La nouvelle déclaration préalable à l’embauche permettra d’accomplir plusieurs formalités à savoir ;

 

-          S’il s’agit d’un salarié non agricole : l’immatriculation de l’employeur au régime général de la sécurité sociale ;

-          L’immatriculation du salarié à la CPAM ou, pour les salariés agricoles, à la MSA ;

-          L’affiliation de l’employeur au régime d’assurance chômage ;

-          La demande d’adhésion à un service de santé au travail pour les salariés non agricoles ;

-          La demande d’examen médical d’embauche pour les salariés, y compris agricoles ;

-          La déclaration destinée à l’affiliation des salariés agricoles aux institutions de retraite complémentaire.

 

 

Les modalités de transmission

La nouvelle déclaration préalable à l’embauche devra être adressée par l’employeur dans les huit jours précédant la date prévisible à l’embauche : 

 

-          Soit à l’URSSAF dans le ressort territorial duquel est situé l’établissement devant employer le salarié

-          Soit à la MSA du lieu de travail du salarié si ce dernier est un salarié agricole

 

La transmission à l’URSSAF ou à la MSA  s’effectuera :

 

-          Prioritairement par voie électronique. Pour l’employeur relevant du régime général et préalablement inscrit à un service d’authentification, la formalité sera réputée accomplie au moyen de la fourniture du numéro d’identification de l’établissement employeur, du numéro national d’identification du salarié s’il est déjà immatriculé à la sécurité sociale et s’il a déjà fait l’objet d’une déclaration préalable à l’embauche dans un délai fixé par arrêté, ainsi que des mentions prévues aux 3° et 4° de l’article R1221-6 relatives au moment de l’embauche et au contrat de travail.

 

-          A défaut, par un formulaire envoyé par télécopie ou lettre recommandée avec accusé de réception :

Dans ce cas, l’employeur devra envoyer la déclaration au plus tard le dernier jour ouvrable précédant             l’embauche, le cachet de la poste faisant foi.

 

L’accusé de réception :

 

o   L’organisme destinataire adressera à l’employeur un document accusant réception de la déclaration et mentionnant les informations enregistrées, dans les cinq jours ouvrables suivant celui de la réception du formulaire.

o   Jusqu’à la réception de ce récépissé, l’employeur sera tenu de conserver l’avis de réception postal et le double de la lettre ou en cas d’envoi par télécopie, l’avis de réception de cette télécopie et le document ainsi transmis.

 

La transmission au salarié

 

-          Lors de l’embauche,

-          Par la fourniture au salarié d’une copie de la déclaration ou de l’accusé de réception (au lieu du volet détachable),

-          Cette formalité sera réputée accomplie dès lors que le salarié dispose d’un contrat de travail écrit, accompagné de la mention de l’organisme destinataire de la déclaration.

 

Décret n°2011-681 du 16 juin 2011, JO 18 juin.

 

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